Responsable des activités bénévole

Sommaire descriptif

Le ou la titulaire du poste coordonne et développe les services d’action bénévole, selon trois secteurs soit l’accueil, les soins et les activités philanthropiques au sein de la Maison de soins palliatifs du Littoral (Maison) dont la mission est centrée sur une clientèle en soins palliatifs. De plus, il ou elle assume différentes responsabilités inhérentes aux activités de la Maison.

Principales fonctions et responsabilités

Sous la gouverne de la direction générale, le ou la titulaire du poste devra, selon les trois volets suivants, accomplir une partie ou l’ensemble des tâches suivantes :

Volet recrutement, accueil et intégration des bénévoles :

  • Procéder au recrutement et à la sélection des effectifs bénévoles selon les besoins identifiés;
  • Procéder à la vérification des antécédents judiciaires des nouveaux bénévoles;
  • Réaliser des rencontres d’accueil avec chacun des nouveaux bénévoles afin de favoriser une meilleure compréhension du fonctionnement de la Maison, remettre la pochette d’accueil et s’assurer de compléter les différents documents requis tels que le contrat d’engagement et le serment de confidentialité;
  • Planifier et chapeauter tout le processus de formation des nouveaux bénévoles à l’accueil et aux soins (jumelage, PDSB, formation de base);
  • Travailler en collaboration avec la travailleuse sociale et l’équipe de soins dans la mise en place de la formation « Devenir bénévole à la Maison du Littoral »;
  • Accueillir, orienter et soutenir les nouveaux bénévoles tout au long des premiers mois de leur intégration;
  • Travailler en collaboration avec la direction au développement philanthropique concernant les activités bénévoles pour le financement de la Maison.

Volet soutien et fidélisation des bénévoles :

  • Superviser les opérations quotidiennes des bénévoles de la Maison;
  • S’assurer de l’application des modalités d’encadrement des bénévoles en se référant au Guide d’accueil à l’intention des bénévoles en vigueur à la Maison;
  • Offrir soutien et écoute aux bénévoles, susciter leur motivation et leur participation;
  • Travailler de concert avec la travailleuse sociale dans l’offre de soutien aux bénévoles;
  • Reconnaître les talents des bénévoles et les mettre à profit;
  • Assurer le suivi des idées et des suggestions des bénévoles;
  • Répondre aux questionnements des bénévoles et les diriger, si requis;
  • Assurer le maintien de bonnes relations avec tous les intervenants de la Maison, la personne en fin de vie et ses proches;
  • Réaliser annuellement des rencontres individuelles avec les bénévoles et en partager le bilan avec la directrice générale;
  • En collaboration avec les bénévoles, rédiger une infolettre mensuelle destinée aux bénévoles et en assurer le suivi;
  • Organiser une activité de reconnaissance annuellement lors de la semaine d’action bénévole.
  • Sur une base régulière, favoriser le sentiment d’accomplissement des bénévoles en mettant de l’avant des activités concrètes liées à la reconnaissance de leurs actions (message de la semaine, partages et retours positifs des familles, message d’encouragement via l’infolettre, petites douceurs, soutien, etc.).

Volet administratif :

  • Assurer la gestion des horaires des bénévoles;
  • Identifier de façon continue et de concert avec les différents services, les besoins en effectifs bénévoles pour répondre aux objectifs et priorités de la Maison;
  • Tenir à jour la liste des bénévoles actifs de la Maison;
  • Assurer la mise à jour des dossiers des bénévoles, selon les procédures et les règles de la Maison;
  • En collaboration avec la direction générale et l’équipe médicale, identifier périodiquement les besoins de formation des bénévoles, évaluer les ressources disponibles, préparer un calendrier de formation et s’assurer de sa réalisation;
  • Assurer la transmission des informations organisationnelles aux bénévoles, par exemple les politiques, procédures, notes de services, etc., en vigueur à la Maison;
  • Planifier les besoins en ressources matérielles, humaines, financières et informationnelles en collaboration avec la direction générale pour les activités bénévoles;
  • Gérer le budget annuel de la Maison consenti à l’action bénévole;
  • Collaborer avec la travailleuse sociale dans le recrutement et le suivi des bénévoles pour le comité d’appels aux personnes endeuillées;
  • Effectuer des sondages d’appréciation (bénévolat), en partager le bilan avec la directrice générale. Selon les constats, élaborer un plan d’action appuyant les contre-mesures;
  • Développer de nouveaux projets en lien avec la mission de la Maison;
  • Élaborer un plan d’action annuel portant sur les activités bénévoles en lien avec la mission et la planification stratégique triennale de la Maison;
  • Compiler les statistiques en bénévolat et participer à la rédaction du rapport annuel de la Maison;
  • Effectuer des évaluations et rédiger divers rapports en lien avec les activités de son service;
  • Contribuer aux processus de reddition de compte de l’organisme;
  • Participer aux différents comités bénévoles, locaux et régionaux afin de représenter la Maison;
  • Participer aux activités et à la vie associative de la Maison au sein de la population, des collaborateurs et des partenaires du milieu et faire la promotion et la valorisation de l’action bénévole;
  • Établir des alliances stratégiques avec d’autres organismes bénévoles;
  • S’impliquer dans le réseau des soins palliatifs au Québec;
  • Déterminer ses propres besoins en formation et assister aux formations autorisées par la direction générale;
  • Soutenir les différents acteurs qui s’investissent dans les activités philanthropiques;
  • Accomplir d’autres tâches liées à sa fonction à la demande de sa supérieure immédiate.

Compétences requises

  • Être reconnue pour sa capacité d’adaptation, son leadership, sa facilité à travailler en équipe ainsi que pour son sens de l’éthique;
  • Être à l’aise avec une clientèle en soins palliatifs;
  • Posséder une bonne capacité d’analyse et de synthèse;
  • Être en mesure d’établir facilement ses priorités;
  • Posséder d’excellentes aptitudes en lien avec la gestion des ressources humaines, particulièrement dans la mobilisation du personnel non rémunéré;
  • Être capable de développer des partenariats avec la direction, l’équipe médicale et de soins ainsi qu’avec le réseau de services;
  • Posséder un sens de l’organisation, un esprit de recherche et de créativité professionnelle;
  • Posséder des habiletés en communication, rédaction et animation;
  • Avoir des connaissances en informatique (suite Office, Internet, courrier électronique).

Conditions d’accès

  • Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) ou universitaire en sciences sociales (service social, gestion des ressources humaines, psychologie) ou l’équivalent dans un domaine pertinent;
  • Posséder cinq (5) ans d’expérience pertinente à la fonction, dont au moins trois (3) en gestion dans un environnement comparable;
  • Posséder une bonne compréhension des soins palliatifs sera considéré comme un atout important;
  • Bonne maîtrise du français parlé et écrit.

Conditions de travail

  • Le poste à la coordination des bénévoles de la Maison est un poste à 28h par semaine;
  • Travail de fin de semaine à l’occasion;
  • Une partie du travail peut être réalisé en télétravail;
  • Rémunération entre 32 000 $ et 37 000 $ par année, selon expérience

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